Via-via werving (referral recruitment) opzetten is geen sprint, het is cultuur bouwen. ACT Group koos er bewust voor om niet alleen méér referrals te genereren, maar vooral de juiste mensen via via aan te trekken. Met een heldere visie op kwaliteit, slimme activatie en een stevig fundament.

​

ACT Group is internationaal actief in een dynamische en competitieve markt. Groei vraagt om schaarse profielen die passen bij de cultuur én het tempo van de organisatie. Tijdens ons referral recruitment event in 2024 nam Eric Houwen en Aron Cristea het publiek mee in hun referral-reis: eerlijk, leerzaam en nog volop in beweging. Geen succesverhaal achteraf, maar een programma dat bewust van de grond af wordt opgebouwd.

​

Context en uitdaging

ACT werkte al jaren met referrals, maar zonder echte structuur. Referrals kwamen binnen via e-mail, beloningen volgden pas bij indiensttreding en duidelijke richtlijnen ontbraken.

 

Het gevolg:

• Veel afhankelijkheid van toeval.

• Beperkte interne activatie.

• Onvoldoende grip op kwaliteit.

 

Tussen 2020 en 2024 leverde dit 346 referrals en 61 hires op. Prima aantallen, maar onvoldoende schaalbaar en lastig te sturen op kwaliteit. De uitdaging was helder: hoe activeer je medewerkers als ambassadeurs, zónder een stortvloed aan irrelevante CV’s?

​

Wat hebben ze gedaan?

ACT besloot het referralprogramma fundamenteel anders in te richten. Geen quick fix, maar een systeem dat gedrag stuurt.

 

De belangrijkste keuzes:

• Introductie van referral software als centrale tool.

• Volledige integratie met het ATS.

• Duidelijke spelregels en transparante voorwaarden.

• Continu communiceren over open rollen en gewenste profielen.

 

Cruciaal was de keuze om referrals niet meer als “bijzaak” te behandelen, maar als strategisch kanaal waarin recruitment en business samen optrekken.

​​

Beloning en activatie

ACT koos voor gamification mét nuance waarin medewerkers punten krijgen voor elke stap in het proces:

• Delen van een vacature.

• Kandidaten die op gesprek gaan.

• Contractondertekening.

• Succesvolle afronding van de proeftijd.

• Loyaliteit na 12 maanden.

 

Die punten zijn in te wisselen voor diverse beloningen. Slim detail: niet alleen de daadwerkelijke hire telt, maar ook de betrokkenheid onderweg, zo blijft het programma leven. Tegelijkertijd bewaakt ACT de kwaliteit door twee routes expliciet te onderscheiden:

• Direct share: warme via-via introducties (meer inzet, hogere kwaliteit).

• Social share: bereik en zichtbaarheid via LinkedIn (lage drempel, hoge engagement).

 

Zo ontstaat balans tussen activatie én selectie.

​

Wat leverde het op?

Sinds de introductie van referral software (mei 2024) zijn de effecten duidelijk zichtbaar:

• 900 referrals sinds 2024 (vs. 346 in vier jaar daarvoor).

• 25 hires via referrals in korte tijd.

• Aandeel referrals in totale hires verdubbeld: van 9% naar 18% in 1 jaar.

• 74% van de medewerkers aangemeld op het platform.

• 57% actief met direct shares.

• 13.263 social views in 2024.

• 100% van de referral hires succesvol door de proeftijd én contractverlenging.

 

Belangrijker nog: medewerkers nemen zichtbaar de rol van merkambassadeur op zich. Een groeiende groep is structureel actief en begrijpt welke profielen écht passen bij ACT.

​

Mijn visie

Wat mij aanspreekt in deze case is dat ACT referral recruitment niet heeft behandeld als een marketingtruc, maar als een organisatievraagstuk. Geen focus op “zoveel mogelijk CV’s”, maar op via-via kwaliteit. Dat zie je terug in alles: de keuzes, de cijfers en het gedrag van medewerkers.

​

ACT begrijpt dat medewerkers geen recruiters zijn, maar wél geloofwaardige ambassadeurs. Door ruimte te geven aan zowel directe referrals als social shares, ontstaat betrokkenheid zonder dat de kwaliteit verwatert. De cijfers bevestigen dat: referrals blijven geen ruis, maar leveren duurzame hires op die blijven.

​

Sterk is ook dat beloning niet alleen aan het eind zit. ACT beloont betrokkenheid onderweg. Daarmee wordt referral geen eenmalige actie, maar een terugkerend gesprek in de organisatie. Medewerkers weten beter wie gezocht wordt en voelen zich mede-verantwoordelijk.

​

Dit is geen gelikt succesverhaal, maar een eerlijke case van een organisatie die referral recruitment serieus neemt. En precies daarom werkt het. Via-via werving wordt hier zichtbaar onderdeel van de cultuur, niet omdat het moet, maar omdat het logisch voelt.​​

​

Wil je regelmatig nog meer referral programma voorbeelden ontvangen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang 6x per jaar inspirerende voorbeelden hoe andere organisaties succesvol via-via werving inzetten. Link naar de nieuwsbrief vind je in de comments.