.png){kind=small}
ONAFHANKELIJK PRAKTIJKVOORBEELD | REFERRAL RECRUITMENT
ACT Group: referral opschalen met grip op kwaliteit
ACT Group laat zien hoe referralsoftware, duidelijke spelregels en verschillende manieren van delen helpen om meer medewerkers te betrekken én gericht te blijven zoeken naar passende kandidaten.
Organisatie
ACT Group
Doelgroep
Medewerkers
Thema
Kwaliteit en schaalbaarheid
WAT VALT OP?
Meer referrals zijn alleen waardevol als de juiste mensen binnenkomen
ACT Group is internationaal actief in de markt voor klimaat- en milieuproducten en groeit in een competitieve arbeidsmarkt. De organisatie zoekt professionals die niet alleen over de juiste kennis beschikken, maar ook passen bij het tempo en de cultuur van ACT Group.
Referral werd al langer ingezet. Tussen 2020 en 2024 kwamen volgens de presentatie van ACT Group 346 referrals binnen, waaruit 61 nieuwe medewerkers werden aangenomen. Het programma leverde dus kandidaten en hires op, maar was nog beperkt georganiseerd.
Referrals kwamen onder andere via e-mail binnen, richtlijnen waren niet altijd duidelijk en een beloning volgde pas bij een uiteindelijke aanname. Daardoor was het lastig om medewerkers gericht te activeren, het proces goed te volgen en onderscheid te maken tussen extra bereik en een persoonlijke introductie.
De centrale vraag werd daarom:
"Hoe vergroot je de betrokkenheid van medewerkers zonder dat meer bereik automatisch leidt tot een stroom van minder passende kandidaten?"
DE BASIS
Eén centrale route voor delen, aandragen en opvolgen
ACT Group besloot het referralprogramma opnieuw in te richten. Een belangrijke stap was de introductie van referralsoftware, gekoppeld aan het bestaande recruitmentsysteem.
Daarmee ontstond één centrale plaats waar medewerkers vacatures konden bekijken, delen en kandidaten konden aandragen. Recruitment kreeg tegelijkertijd beter inzicht in deelname, activiteiten, kandidaatstromen en resultaten.
De technische inrichting werd gecombineerd met duidelijke spelregels en transparante voorwaarden. Medewerkers moesten niet alleen weten dát ze konden bijdragen, maar ook:
-
welke vacatures prioriteit hadden;
-
welke profielen werden gezocht;
-
hoe zij iemand konden introduceren;
-
wat er na een referral gebeurde;
-
wanneer zij een beloning ontvingen.
Software lost op zichzelf geen activatie- of kwaliteitsvraagstuk op. De waarde ontstaat pas wanneer de techniek het voor medewerkers eenvoudiger maakt en recruitment helpt om persoonlijk en zorgvuldig op te volgen.
"Een referraltool is geen strategie. De tool moet het gewenste gedrag eenvoudiger en beter meetbaar maken."
BEREIK EN KWALITEIT
Niet iedere gedeelde vacature is een warme referral
Een belangrijk onderdeel van de aanpak is het onderscheid tussen twee manieren waarop medewerkers kunnen bijdragen.
Direct share
Bij een direct share benadert een medewerker gericht iemand uit zijn of haar netwerk. Er is een bestaande relatie en de medewerker kan uitleggen waarom de functie of ACT Group mogelijk bij deze persoon past.
Dit vraagt meer persoonlijke inzet, maar levert ook meer context en een warmere kennismaking op.
Social share
Bij een social share deelt een medewerker een vacature via bijvoorbeeld LinkedIn. Daarmee vergroot de medewerker het bereik en de zichtbaarheid van ACT Group, zonder dat er noodzakelijk een persoonlijke relatie met iedere geïnteresseerde kandidaat bestaat. De drempel om mee te doen is lager, maar een social share is inhoudelijk iets anders dan een directe aanbeveling.
Waarom dit onderscheid belangrijk is
Door beide vormen apart te herkennen, kan ACT Group medewerkers laagdrempelig laten bijdragen en tegelijkertijd zicht houden op de herkomst en kwaliteit van kandidaten.
Een social share vergroot het bereik. Een directe referral voegt daar de waarde van een bestaande relatie aan toe.
DE ACTIVATIE
Ook betrokkenheid onderweg wordt gewaardeerd
ACT Group koos voor een puntensysteem waarbij medewerkers niet alleen worden beloond wanneer iemand uiteindelijk wordt aangenomen. Medewerkers konden volgens de tijdens het event gedeelde aanpak punten verdienen voor verschillende bijdragen:
-
een vacature delen;
-
een kandidaat aandragen die op gesprek komt;
-
een contractondertekening;
-
het succesvol afronden van de proeftijd;
-
het bereiken van twaalf maanden dienstverband.
De punten konden worden ingewisseld voor verschillende beloningen. Daarmee werd niet uitsluitend de uiteindelijke hire gewaardeerd, maar ook de bijdrage die medewerkers eerder in het proces leverden.
Dat kan deelname aantrekkelijker maken, maar vraagt wel om een goede balans. Het programma moet gedrag stimuleren dat bijdraagt aan de werving, zonder medewerkers vooral te laten delen om punten te verzamelen.
Daarom is de combinatie met duidelijke vacatureprioriteiten en het onderscheid tussen direct en sociaal delen belangrijk.
Door verschillende bijdragen zichtbaar te maken, blijft het programma actief. Door die bijdragen apart te meten, houdt recruitment zicht op wat werkelijk kandidaten en hires oplevert.
DE RESULTATEN
Het aandeel hires via referral verdubbelde
ACT Group deelde tijdens het Referral Recruitment Event 2024 verschillende resultaten over de periode na de introductie van de referralsoftware in mei 2024.
Van 9% naar 18%
Het aandeel hires via referral verdubbelde volgens ACT Group binnen een jaar van 9% naar 18%.
25 hires
In de gedeelde meetperiode werden 25 nieuwe medewerkers via referral aangenomen.
74% aangemeld
74% van de medewerkers had zich op het referralplatform aangemeld.
57% actief met direct shares
57% was volgens de presentatie actief met persoonlijke, directe shares.
Resultaten zoals door ACT Group gedeeld tijdens het Referral Recruitment Event 2024. Het betreft historische resultaten uit de gepresenteerde meetperiode, geen actuele percentages of garantie.
DE LES VOOR ANDERE ORGANISATIES
Opschalen vraagt om onderscheid,
structuuren opvolging
De aanpak van ACT Group laat zien dat meer referralactiviteit niet automatisch hetzelfde is als betere werving. Drie lessen vallen daarbij op.
1.
Maak onderscheid tussen bereik en aanbeveling
Een gedeelde vacature en een persoonlijke introductie hebben ieder waarde, maar vervullen een andere functie. Door ze apart te registreren, kun je beter zien welk gedrag bereik, kandidaten en hires oplevert.
2.
Organiseer eerst de basis
Een centraal platform, duidelijke spelregels, actuele vacatures en goede opvolging zijn voorwaarden voor verdere activatie. Anders zorgt meer aandacht vooral voor meer losse handelingen en onduidelijkheid.
3.
Beloon gedrag dat bijdraagt aan het doel
Je kunt verschillende stappen in het proces waarderen, maar maak duidelijk welk gedrag het belangrijkste is. Bij ACT Group blijft de kwaliteit van de persoonlijke referral het uitgangspunt.
Wat ACT Group sterk doet, is dat de organisatie niet alleen kijkt naar hoeveel medewerkers meedoen. Er wordt ook onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van deelname en de waarde die deze voor de werving hebben.
De software maakt het programma schaalbaar en meetbaar. De inhoudelijke keuzes bepalen vervolgens of die schaal ook relevante kandidaten en hires oplevert. Daarmee wordt referral geen verzamelplaats voor zoveel mogelijk cv’s, maar een gericht wervingskanaal waarin medewerkers en recruitment ieder hun eigen rol hebben.
Bronnen en context
De informatie over de oorspronkelijke situatie, inrichting, activatie en resultaten is door ACT Group gedeeld tijdens het Referral Recruitment Event van 5 november 2024.
Deze pagina is een onafhankelijke praktijkanalyse. De Referral Specialist organiseerde het evenement waarop ACT Group de aanpak presenteerde, maar was niet betrokken bij de ontwikkeling of uitvoering van het referralprogramma.
Analyse: De Referral Specialist
Laatst gecontroleerd: september 2026