ALGEMENE VOORWAARDEN DE REFERRAL SPECIALIST

Versie: 1 oktober 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor de zakelijke dienstverlening van De Referral Specialist, een handelsnaam van De Wervingsspecialist B.V., gevestigd aan Middenweg 85, 1098 AG Amsterdam.

In deze voorwaarden bedoelen we met ‘wij’ De Wervingsspecialist B.V. Met ‘opdrachtgever’ bedoelen we de organisatie of persoon die ons een opdracht verstrekt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor onze offertes en overeenkomsten voor onder meer:

Advies over referral recruitment, duurzame instroom en sociale netwerkstrategie.
Onderzoek, analyses en benchmarkonderzoek.
Het opzetten, verbeteren en begeleiden van referral- en ambassadeursprogramma’s.
Netwerkactivatie en communicatiecampagnes.
Projectmanagement en tijdelijke specialistische ondersteuning.
Advies over en begeleiding bij de selectie en inrichting van software.
Inspiratiesessies, workshops, masterclasses en trainingen.

Afwijkingen gelden alleen als we die schriftelijk overeenkomen. Onder schriftelijk verstaan we ook afspraken per e-mail.

Bij verschil tussen deze voorwaarden en de offerte of opdrachtbevestiging gaan de specifiek overeengekomen afspraken voor.

We wijzen de toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de opdrachtgever uitdrukkelijk af, tenzij we deze schriftelijk aanvaarden.

2. Offertes en totstandkoming van de opdracht

Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij daarin een andere termijn staat.

De overeenkomst komt tot stand wanneer de opdrachtgever onze offerte schriftelijk aanvaardt. Als de opdrachtgever wijzigingen voorstelt, komt de overeenkomst tot stand zodra wij die wijzigingen schriftelijk bevestigen.

In de offerte of opdrachtbevestiging beschrijven we de werkzaamheden, het honorarium, de beoogde planning en eventuele bijzondere afspraken.

Aanvullende werkzaamheden en vervolgfases vallen alleen onder de opdracht als we dat overeenkomen.

3. Uitvoering en resultaten

We voeren de opdracht zorgvuldig en deskundig uit, zoals van een professioneel adviseur of projectpartner mag worden verwacht.

Onze dienstverlening heeft het karakter van een inspanningsverplichting. Dit betekent dat we ons inzetten om de afgesproken doelen te ondersteunen, maar geen bepaald resultaat garanderen.

We geven geen garanties over bijvoorbeeld:

Het aantal referrals, sollicitaties, plaatsingen of nieuwe medewerkers.
Het percentage vacatures dat via bestaande netwerken wordt vervuld.
De deelname of betrokkenheid van medewerkers, ambassadeurs of vrijwilligers.
Het bereik of de opbrengst van campagnes.
Besparingen, rendement of de werking van software van derden.

Doelstellingen, prognoses, benchmarkuitkomsten en resultaten uit eerdere projecten zijn geen resultaatgaranties.

Dit laat onze verplichting om de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren en afgesproken rapporten, plannen of andere producten op te leveren onverlet.

4. Medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever zorgt tijdig voor de informatie, toegang, contactpersonen en besluiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Afhankelijk van de opdracht gaat het bijvoorbeeld om:

Relevante gegevens over de organisatie, doelgroepen en bestaande aanpak.
Toegang tot afgesproken systemen en communicatiekanalen.
Beschikbaarheid van medewerkers en andere betrokkenen.
Interne afstemming, goedkeuringen en besluitvorming.
Het afgesproken budget en de benodigde uitvoeringscapaciteit.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van verstrekte informatie en informeert ons over relevante wijzigingen.

Wij beoordelen de informatie binnen de grenzen van onze opdracht. Als we duidelijke fouten of onvolledigheden constateren, bespreken we die met de opdrachtgever.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten over onder meer personeelsbeleid, selectie, arbeidsvoorwaarden, beloningen en de inzet van medewerkers. We mogen alleen namens de opdrachtgever verplichtingen aangaan als daarvoor uitdrukkelijk bevoegdheid is verleend.

Als noodzakelijke medewerking uitblijft, bespreken we de gevolgen voor de uitvoering, planning en kosten. We kunnen de betrokken werkzaamheden zo nodig tijdelijk opschorten.

5. Planning en oplevering

We spreken de planning en eventuele oplevermomenten af in de offerte of opdrachtbevestiging.

Termijnen zijn streefdata, tenzij we uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen dat een termijn bindend is en overschrijding daarvan direct tot verzuim leidt.

Als vertraging dreigt, informeren we de opdrachtgever zo spoedig mogelijk. We bespreken de oorzaak, gevolgen en een aangepaste planning.

Vertraging door ontbrekende informatie, uitblijvende besluiten of andere omstandigheden aan de kant van de opdrachtgever kan leiden tot aanpassing van de planning. Eventuele aanvullende werkzaamheden en kosten stemmen we vooraf af.

Een wijziging van de planning geeft ons niet automatisch het recht om de inhoud of omvang van de opdracht te veranderen.

6. Wijzigingen en meerwerk

Als tijdens de uitvoering blijkt dat andere of aanvullende werkzaamheden nodig zijn, bespreken we dit met de opdrachtgever.

Voordat we meerwerk uitvoeren, maken we schriftelijke afspraken over de werkzaamheden, de kosten en eventuele gevolgen voor de planning.

Meerwerk kan bijvoorbeeld ontstaan door extra doelgroepen, aanvullende onderzoeken, nieuwe campagneonderdelen, extra bijeenkomsten of wijzigingen in eerder goedgekeurde materialen.

Werk dat nodig is om een aan ons toe te rekenen fout te herstellen, brengen we niet als meerwerk in rekening.

7. Honorarium en externe kosten

Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

In de offerte staat of we werken met een vaste prijs, een uur- of dagtarief, een periodiek bedrag of een combinatie daarvan.

Bij werkzaamheden op basis van tijdsbesteding factureren we de daadwerkelijk bestede tijd tegen het afgesproken tarief. Een kostenraming is geen vaste prijs, tenzij dat uitdrukkelijk is afgesproken. Als een overschrijding wordt verwacht, informeren we de opdrachtgever tijdig.

Kosten voor bijvoorbeeld software, advertenties, drukwerk, locaties, beloningen of externe specialisten zijn alleen inbegrepen als dit in de offerte staat.

Voor externe kosten die wij namens de opdrachtgever maken, vragen we vooraf akkoord. Reiskosten en andere onkosten berekenen we uitsluitend door volgens de gemaakte afspraken.

Tarieven binnen een lopende opdracht wijzigen we alleen als daarvoor een regeling is overeengekomen of de opdrachtgever schriftelijk met de wijziging instemt.

8. Facturatie en betaling

We factureren volgens de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging. We kunnen een voorschot of betaling in termijnen overeenkomen.

Facturen moeten binnen 14 dagen na de factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken.

Als de opdrachtgever niet op tijd betaalt, kan vanaf het verstrijken van de betalingstermijn de toepasselijke wettelijke handelsrente verschuldigd zijn. Ook kunnen redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht volgens de toepasselijke wettelijke regels.

Voordat we werkzaamheden wegens een betalingsachterstand opschorten, sturen we een schriftelijke betalingsherinnering met een termijn van ten minste 7 dagen om alsnog te betalen.

Bij een geschil over een factuur betaalt de opdrachtgever het onbetwiste deel op tijd. We bespreken het betwiste deel zo spoedig mogelijk.

Als werkzaamheden na een opschorting worden hervat, stemmen we een haalbare nieuwe planning af.

9. Looptijd en opzegging

Een projectopdracht eindigt wanneer de overeengekomen werkzaamheden zijn afgerond, tenzij we anders afspreken.

De opdrachtgever kan een projectopdracht schriftelijk voortijdig opzeggen. We rekenen dan af op basis van:

De werkzaamheden die tot de beëindiging zijn uitgevoerd.
Redelijke voorbereidingswerkzaamheden die specifiek voor de opdracht zijn verricht.
Vooraf goedgekeurde externe verplichtingen die niet meer kunnen worden geannuleerd.

Bij een vaste projectprijs stellen we de vergoeding voor het uitgevoerde deel redelijk vast. Daarbij houden we rekening met het verrichte werk, het nut daarvan voor de opdrachtgever en de reden voor beëindiging.

Het niet-uitgevoerde deel van de opdracht wordt niet automatisch volledig in rekening gebracht. Vooruitbetalingen verrekenen we met de eindafrekening; een eventueel restant betalen we terug.

Voor doorlopende opdrachten zonder afgesproken einddatum geldt voor beide partijen een schriftelijke opzegtermijn van één maand. Tijdens die termijn voeren we de overeengekomen werkzaamheden uit, tenzij we samen andere afspraken maken.

Wij beëindigen een projectopdracht niet zonder een redelijke grond. Bij beëindiging zorgen we, voor zover redelijkerwijs mogelijk, voor een zorgvuldige overdracht.

10. Bijeenkomsten verplaatsen of annuleren

Voor een afzonderlijk geplande workshop, training, masterclass of andere bijeenkomst kan de opdrachtgever schriftelijk om verplaatsing of annulering vragen.

We zoeken bij verplaatsing eerst naar een passende nieuwe datum. Reeds uitgevoerd voorbereidingswerk en vooraf goedgekeurde, niet-annuleerbare externe kosten blijven verschuldigd.

Als voor een bijeenkomst aanvullende annuleringskosten gelden vanwege gereserveerde capaciteit, leggen we die vooraf vast in de offerte of opdrachtbevestiging. Zonder zo’n afspraak berekenen we geen vast annuleringspercentage.

Als wij een bijeenkomst moeten verplaatsen, bespreken we een nieuwe datum of een passend alternatief. Een wezenlijk andere uitvoeringsvorm, zoals vervanging van een fysieke bijeenkomst door een online sessie, stemmen we met de opdrachtgever af.

11. Externe specialisten en software

We kunnen externe specialisten inschakelen als dat past bij de opdracht. We blijven verantwoordelijk voor de werkzaamheden die zij onder onze verantwoordelijkheid uitvoeren.

Als de inzet van een specifiek persoon uitdrukkelijk is afgesproken, overleggen we vooraf over een eventuele vervanger.

Voor software of diensten die de opdrachtgever rechtstreeks bij een leverancier afneemt, gelden de afspraken met die leverancier. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de bijbehorende licenties en betalingen.

We zijn niet verantwoordelijk voor de prestaties van een rechtstreeks gecontracteerde leverancier. We blijven wel verantwoordelijk voor de zorgvuldigheid van ons eigen advies en onze overeengekomen begeleiding.

12. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij tijdens de opdracht ontvangen zorgvuldig.

Vertrouwelijk is informatie die als zodanig is aangeduid of waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze niet openbaar hoort te worden.

We delen deze informatie alleen met mensen die haar nodig hebben voor de uitvoering van de opdracht en die aan passende geheimhouding zijn gebonden.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die al rechtmatig openbaar is, rechtmatig van een andere bron is ontvangen of op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.

Bij workshops en groepssessies maakt de opdrachtgever deze afspraken ook duidelijk aan de deelnemers.

Beeld- of geluidsopnames van gesprekken en sessies zijn alleen toegestaan na voorafgaande toestemming van de betrokkenen en met passende afspraken over het gebruik ervan.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden na beëindiging van de opdracht zolang de informatie vertrouwelijk is.

13. Persoonsgegevens

Beide partijen houden zich aan de toepasselijke privacywetgeving.

Voor iedere opdracht waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, stellen we vast welke rol iedere partij heeft en welke afspraken nodig zijn.

Als wij persoonsgegevens namens en volgens de instructies van de opdrachtgever verwerken, sluiten we vóór die verwerking een verwerkersovereenkomst. Daarin regelen we onder meer beveiliging, toegang, eventuele subverwerkers, datalekken en het teruggeven of verwijderen van gegevens.

Als een partij zelf bepaalt waarvoor en hoe persoonsgegevens worden gebruikt, draagt die partij de bijbehorende verantwoordelijkheid. Waar nodig maken we aanvullende afspraken over gegevensuitwisseling of gezamenlijke verantwoordelijkheid.

De opdrachtgever zorgt voor een geldige basis om persoonsgegevens aan ons te verstrekken en informeert betrokkenen waar dat nodig is. Wij blijven verantwoordelijk voor onze eigen verplichtingen.

We gebruiken projectgegevens met persoonsgegevens niet voor andere opdrachtgevers, eigen marketing of eigen onderzoek zonder daarvoor een geldige grondslag en de benodigde afspraken te hebben.

Voor ons gebruik van zakelijke contactgegevens verwijzen we naar onze privacyverklaring.

14. Materialen en intellectuele eigendom

De opdrachtgever behoudt de rechten op de gegevens en materialen die hij zelf aanlevert. De opdrachtgever zorgt dat wij deze voor de opdracht mogen gebruiken.

De rechten op onze bestaande methoden, teksten, modellen, presentaties, tools en templates blijven bij ons of de betreffende rechthebbenden.

Voor zover rechten ontstaan op materialen die wij voor de opdracht ontwikkelen, blijven die bij ons, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Na betaling ontvangt de opdrachtgever een blijvend, niet-exclusief gebruiksrecht op de opgeleverde materialen voor de overeengekomen toepassing binnen de eigen organisatie. Daarbij hoort ook delen met uitvoeringspartners voor zover dat nodig is om de afgesproken aanpak toe te passen.

Voor campagnematerialen omvat dit gebruiksrecht ook de overeengekomen externe publicatie en verspreiding.

De opdrachtgever mag de materialen niet verkopen, als eigen methodiek aanbieden of voor commerciële dienstverlening aan derden gebruiken zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

Voor materialen, software of beelden van derden kunnen aanvullende licentievoorwaarden gelden. We informeren de opdrachtgever daarover voor zover deze relevant zijn voor het afgesproken gebruik.

15. Referenties en publiciteit

We gebruiken de naam, het logo, herkenbare projectresultaten of een casebeschrijving van de opdrachtgever alleen voor onze eigen publiciteit na voorafgaande toestemming.

We publiceren geen vertrouwelijke informatie of herleidbare persoonsgegevens zonder een geldige grondslag en de benodigde toestemming of afspraken.

Algemene ervaring en kennis die we tijdens een opdracht opdoen, mogen we bij andere opdrachten gebruiken, zolang we daarmee geen vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of beschermde materialen van de opdrachtgever delen.

16. Klachten en herstel

Als de opdrachtgever ontevreden is over onze werkzaamheden, vragen we dit zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden en duidelijk te beschrijven wat er niet aan de afspraken voldoet.

We onderzoeken de klacht en bespreken een passende oplossing.

Als sprake is van een aan ons toe te rekenen tekortkoming die kan worden hersteld, krijgen we daarvoor een redelijke gelegenheid. Herstelwerk voor zo’n tekortkoming brengen we niet extra in rekening.

Als herstel niet mogelijk is of uitblijft, blijven de rechten van de opdrachtgever volgens de overeenkomst en de wet gelden.

17. Aansprakelijkheid

Als we toerekenbaar tekortschieten in de uitvoering van de overeenkomst, kunnen we aansprakelijk zijn voor de daardoor ontstane directe schade.

Als herstel nog mogelijk is, stelt de opdrachtgever ons eerst schriftelijk in de gelegenheid de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen. Dit is niet nodig als de wet bepaalt dat verzuim zonder zo’n ingebrekestelling intreedt.

Onze totale aansprakelijkheid voor een opdracht is beperkt tot het overeengekomen honorarium voor die opdracht, exclusief btw en externe kosten. Bij doorlopende opdrachten is deze limiet het honorarium over de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Als de opdracht korter loopt, geldt het honorarium over die kortere periode.

Samenhangende gebeurtenissen worden voor deze beperking als één gebeurtenis beschouwd.

Onder directe schade vallen ook redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen en redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.

We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of bedrijfsstagnatie.

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding, of voor zover dwingend recht een beperking niet toestaat. Ze beperken geen zelfstandige wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG.

18. Overmacht

Als een partij door een omstandigheid die haar niet kan worden toegerekend tijdelijk niet aan haar verplichtingen kan voldoen, informeert zij de andere partij zo spoedig mogelijk.

We bespreken maatregelen om de gevolgen te beperken, zoals een aangepaste planning of een passend alternatief.

Ziekte, uitval van een leverancier of een technische storing is niet automatisch overmacht. We beoordelen of de gevolgen redelijkerwijs konden worden voorkomen of opgevangen.

Als de overmacht langer dan 30 dagen duurt, of duidelijk is dat uitvoering binnen een redelijke termijn niet mogelijk zal zijn, mag iedere partij het getroffen deel van de opdracht schriftelijk beëindigen.

We rekenen dan af voor de reeds uitgevoerde, bruikbare werkzaamheden en de vooraf goedgekeurde, onvermijdbare externe kosten. Vooruitbetalingen voor het niet-uitgevoerde deel betalen we terug.

19. Wijzigingen van deze voorwaarden

Voor een opdracht geldt de versie van deze voorwaarden die bij het sluiten van de overeenkomst is overeengekomen.

Een nieuwe versie op onze website verandert bestaande overeenkomsten niet automatisch. Wijzigingen voor een lopende opdracht gelden alleen als beide partijen daarmee instemmen.

20. Toepasselijk recht en geschillen

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Bij een verschil van mening proberen we eerst in overleg tot een oplossing te komen.

Als dat niet lukt, leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

21. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden of een opdracht kun je contact opnemen via:

De Referral Specialist
Middenweg 85
1098 AG Amsterdam
E-mail: michael@dereferralspecialist.nl
Telefoon: +31 6 24768758