.png){kind=small}
ONAFHANKELIJK PRAKTIJKVOORBEELD | REFERRAL RECRUITMENT
Topicus: hoe referral onderdeel werd van de cultuur
Topicus laat zien hoe een herkenbaar programma, terugkerende activatie, interne samenwerking en aandacht voor nieuwe medewerkers referral levend kunnen houden.
Organisatie
Topicus
Doelgroep
Medewerkers
Thema
Cultuur en activatie
WAT VALT OP?
Referral kreeg een herkenbare plek binnen Topicus
Topicus ontwikkelt software voor onder andere zorg, onderwijs, finance en de publieke sector. Voor veel functies zoekt de organisatie professionals die op een krappe IT-arbeidsmarkt niet eenvoudig te bereiken zijn.
Het referralprogramma ‘Raad aan die Topicaan’ bestond al, maar kreeg onder begeleiding van referral recruiter Heleen Veldhuyzen van Zanten nieuw leven. Niet met één tijdelijke campagne, maar met een programma dat gedurende het jaar zichtbaar bleef.
Samen met marketing werd een kalender gemaakt met verschillende acties en momenten waarop medewerkers opnieuw bij referral werden betrokken. Daardoor hoefde referral niet iedere keer opnieuw te worden uitgelegd of gelanceerd. Het kreeg een herkenbare plaats in de interne communicatie en binnen de organisatie.
"Medewerkers één keer vragen om hun netwerk te bekijken is niet genoeg. Referral moet regelmatig opnieuw aanleiding krijgen."
DE AANPAK
Activatie, samenwerking en waardering versterken elkaar
De kracht van de Topicus-aanpak zit niet in één losse maatregel. Verschillende onderdelen versterken elkaar.
Een programma dat herkenbaar blijft
De naam ‘Raad aan die Topicaan’ maakt onmiddellijk duidelijk wat medewerkers kunnen doen. De terugkerende referralactiviteiten zorgen ervoor dat het programma niet uit beeld verdwijnt zodra de eerste campagne is afgelopen.
Collega’s actief betrekken
Tijdens TopiConf traden medewerkers op als ‘Referral’s Angels’. Collega’s werden uitgenodigd om iemand uit hun netwerk mee te nemen en op een informele manier kennis te laten maken met Topicus.
Volgens de in 2023 gepubliceerde informatie leverde een editie van TopiConf 15 meegenomen kandidaten op. Daarvan gingen er 10 verder in het sollicitatieproces en hadden 2 kandidaten op dat moment een aanbod ontvangen.
Samenwerking buiten recruitment
Het referralprogramma werd niet alleen door recruitment uitgevoerd. Heleen werkte samen met marketing, communicatie, finance en mensen uit de business. Ook ontstond het idee om interne ambassadeurs in een denktank te betrekken en daarmee ideeën rechtstreeks uit de organisatie op te halen.
Beloningen die bij de cultuur passen
Naast financiële beloningen gebruikte Topicus ook meer persoonlijke beloningen, zoals een diner, een ballonvaart, een Apple Watch en een teamuitje. Daarmee werd niet alleen de individuele medewerker, maar soms ook het gezamenlijke team beloond.
Voor iedere hire via referral ging bovendien €100 naar een goededoelenpot. Medewerkers konden vervolgens meebeslissen over het doel waaraan dat bedrag werd geschonken.
Korte conclusie
De beloningen maakten het programma aantrekkelijk, maar de voortdurende zichtbaarheid en interne samenwerking maakten deelname mogelijk.
DE MEDEWERKERSERVARING
Referral houdt niet op bij de aanname
Een medewerker die iemand uit zijn netwerk aandraagt, zet ook zijn eigen geloofwaardigheid in. Daarom is het belangrijk dat de ervaring van de nieuwe collega aansluit op het verhaal dat vooraf is verteld.
Topicus verbond referral daarom aan verschillende onderdelen van de onboarding. Nieuwe medewerkers werden via de ‘gele loper’ zichtbaar welkom geheten en konden gebruikmaken van een koffielijst met collega’s die openstonden voor een informele kennismaking.
Daarmee werd de bestaande medewerker niet verantwoordelijk gemaakt voor de volledige landing van zijn of haar referral. De organisatie hielp nieuwe collega’s actief om meer mensen te leren kennen en onderdeel te worden van Topicus.
De employee journey werd zo onderdeel van het referralprogramma. De ervaring na binnenkomst moest bevestigen waarom een medewerker Topicus aan iemand uit zijn netwerk had aanbevolen.
"Wie via een vertrouwde relatie binnenkomt, moet daarna ook door de organisatie goed worden opgevangen."
DE LES VOOR ANDERE ORGANISATIES
Meer dan de helft van de hires kwam via medewerkers
Volgens de informatie die Topicus in 2023 deelde, kwam in 2022 meer dan 50% van de nieuwe medewerkers via referral binnen.
Dat is een gerealiseerd resultaat uit een specifieke periode. Presenteer dit daarom niet als een actueel percentage of als een resultaat dat ieder jaar opnieuw is behaald.
Meer dan 50%
van de hires kwam in 2022 via referral binnen.
TopiConf
15 kandidaten werden meegenomen, 10 gingen verder in het sollicitatieproces en 2 hadden op dat moment een aanbod ontvangen.
Resultaten zoals in 2023 gedeeld door Topicus en beschreven door Werf&. Het betreft historische resultaten en geen actuele garantie of benchmark.
DE LES VOOR ANDERE ORGANISATIES
Referral blijft werken wanneer het onderdeel
wordt van de organisatie
Topicus laat zien dat een succesvol referralprogramma meer vraagt dan een bonus en een intern bericht. Drie lessen vallen daarbij op.
1.
Maak referral herkenbaar en terugkerend
Een duidelijke naam en een kalender met verschillende activatiemomenten zorgen ervoor dat medewerkers het programma herkennen en er regelmatig opnieuw aan worden herinnerd.
2.
Maak er geen programma van recruitment alleen van
Marketing, communicatie, finance, recruitment en medewerkers uit de business hebben ieder een eigen rol. Die samenwerking zorgt voor meer ideeën, bereik en draagvlak.
3.
Laat de ervaring na de aanname aansluiten
Medewerkers bevelen niet alleen een vacature aan, maar ook de organisatie waarin iemand terechtkomt. Een warm welkom en goede onboarding helpen om dat vertrouwen waar te maken.
Wat Topicus sterk heeft georganiseerd, is de samenhang tussen activatie, ambassadeurschap, beloning en onboarding. Medewerkers werden niet alleen gevraagd om kandidaten aan te dragen, maar kregen gedurende het jaar verschillende aanleidingen om mee te doen.
Daardoor werd referral meer dan een aanvullend wervingskanaal. Het kreeg een herkenbare plek in de cultuur en in de manier waarop nieuwe collega’s binnen Topicus werden ontvangen.
Bronnen en context
De informatie over de inrichting en resultaten van het programma is afkomstig uit de presentatie van Heleen Veldhuyzen van Zanten, de publicatie van Werf& en publieke communicatie van Topicus.
Deze pagina is een onafhankelijke praktijkanalyse. De Referral Specialist organiseerde het evenement waarop Topicus de aanpak presenteerde, maar was niet betrokken bij de ontwikkeling of uitvoering van het referralprogramma.
Analyse: De Referral Specialist
Laatst gecontroleerd: september 2026