Privacyverklaring de Referral Specialist

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026

Bij de Referral Specialist gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we gebruiken, waarvoor we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, mensen die contact met ons opnemen, aanvragers van onze publicaties en contactpersonen van klanten en zakelijke relaties.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
De Referral Specialist is een handelsnaam van de Wervingsspecialist BV. Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.

Onze contactgegevens:
De Referral Specialist
Middenweg 85
1098 AG Amsterdam
E-mail: michael@dereferralspecialist.nl
Telefoon: +31 6 24768758

Bij projecten kunnen we gegevens verwerken van medewerkers, ambassadeurs, kandidaten, vrijwilligers en andere betrokkenen. Onze privacyrol hangt af van de werkzaamheden. Verwerken we gegevens uitsluitend namens een opdrachtgever, dan leggen we daarvoor passende verwerkingsafspraken vast. Bepalen we zelf het doel en de middelen, dan dragen we daarvoor onze eigen verantwoordelijkheid.

Betrokkenen krijgen waar nodig aanvullende informatie over het betreffende project, waaronder de herkomst van hun gegevens.

De Referral Specialist en de Wervingsspecialist zijn onderdeel van dezelfde B.V. Gegevens die je voor advies, onderzoek of een publicatie verstrekt, gebruiken we niet automatisch voor arbeidsbemiddeling of andere marketingdoeleinden. Voor ander gebruik beoordelen we afzonderlijk of dit is toegestaan en informeren we je waar nodig.

Heb je een vraag over je privacy of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact op via dit e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken we?
Welke gegevens we gebruiken, hangt af van je contact met ons. Het kan gaan om:

Je bedrijfsnaam en functie.
Adres- en factuurgegevens die nodig zijn voor een opdracht.
Informatie die je zelf met ons deelt via een formulier, e-mail, telefonisch of tijdens een gesprek.
Je voorkeuren voor het ontvangen van nieuws en publicaties.
Technische gegevens over je websitebezoek, zoals je IP-adres, browser, apparaat en bezochte pagina’s, voor zover onze website en jouw cookiekeuzes dat toestaan.

Deel in vragenlijsten en vrije tekstvelden geen namen of persoonlijke informatie over medewerkers, kandidaten of andere personen als die niet nodig zijn. Gebruik waar mogelijk aantallen, percentages en algemene beschrijvingen.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?
We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Vragen beantwoorden en contact onderhouden
Als je ons belt, mailt of een formulier invult, gebruiken we je contactgegevens en de informatie uit je bericht om te reageren en je vraag af te handelen.

We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en zakelijke contacten te onderhouden. We beperken het gebruik tot wat daarvoor nodig is en houden rekening met je privacy.

Een publicatie of informatie toesturen
Als je een benchmarkrapport of andere publicatie aanvraagt, gebruiken we je e-mailadres om die toe te sturen. Dit doen we om aan je verzoek te voldoen, op basis van ons gerechtvaardigd belang om aangevraagde informatie te verstrekken.

Een aanvraag betekent niet automatisch dat je bent aangemeld voor onze nieuwsbrief.

Quickscans, vragenlijsten en onderzoek
We gebruiken je contactgegevens en antwoorden om een aangevraagde quickscan te beoordelen, een persoonlijke analyse te maken en de uitkomsten met je te bespreken.

Ben je zelf onze contractspartij? Dan verwerken we de noodzakelijke gegevens om de aangevraagde dienstverlening voor te bereiden en uit te voeren. Bij contactpersonen van organisaties baseren we dit op ons gerechtvaardigde belang om de aangevraagde analyse te verzorgen.

Voor ander onderzoek informeren we deelnemers vooraf over het doel, de gebruikte gegevens, de rechtsgrond en de bewaartermijn. Deelname schrijft je niet automatisch in voor een nieuwsbrief.

We publiceren geen herleidbare antwoorden of citaten zonder daarvoor een passende grondslag en voorafgaande afstemming te regelen.

Offertes maken en opdrachten uitvoeren
We gebruiken de benodigde gegevens om offertes op te stellen, afspraken te maken, onze diensten te leveren en over opdrachten te communiceren.

Ben je zelf onze contractspartij? Dan verwerken we de noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren.

Ben je contactpersoon van een organisatie waarmee we samenwerken? Dan gebruiken we je zakelijke contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om die samenwerking uit te voeren.

Administratie en facturatie
We gebruiken de benodigde gegevens voor facturen, betalingen en onze administratie. Voor zover deze verwerking wettelijk verplicht is, baseren we die op onze wettelijke verplichtingen.

Nieuwsbrieven en andere marketingberichten
Als je je daarvoor aanmeldt, gebruiken we je naam en e-mailadres om je nieuws, inzichten, publicaties of informatie over onze diensten te sturen. Dit doen we op basis van je toestemming.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in het bericht of door ons te mailen. Het intrekken van je toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór je afmelding.

De website laten werken en beveiligen
We gebruiken noodzakelijke technische gegevens om de website goed te laten werken, storingen op te lossen en misbruik te voorkomen. Voor zover hierbij persoonsgegevens worden verwerkt, doen we dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om een betrouwbare en veilige website aan te bieden.

Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf. Meer hierover lees je bij onderdeel 6.

4. Met wie delen we persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden of als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

We gebruiken Wix voor onze website. Gegevens die je via de website invult, kunnen daardoor door Wix worden verwerkt.

Daarnaast maken we gebruik van dienstverleners voor onze zakelijke e-mail, het beheren van klantcontacten en het versturen van nieuwsbrieven. Zij ontvangen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om hun werkzaamheden voor ons uit te voeren.

Dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden. Als zij persoonsgegevens namens ons verwerken, zorgen we voor passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van die gegevens.

Ook kunnen we gegevens verstrekken aan bevoegde instanties als de wet ons daartoe verplicht. Als gegevens nodig zijn voor een juridische procedure, beoordelen we vooraf of het delen noodzakelijk is en op een geldige grondslag kan plaatsvinden.

Onze website draait op Wix. Voor klantbeheer gebruiken we Group-Office. Voor de quickscans waarnaar onze website verwijst, gebruiken we SurveyMonkey. Deze diensten kunnen de gegevens verwerken die je via de betreffende toepassing verstrekt.

5. Worden gegevens buiten Europa verwerkt?
Voor klantbeheer gebruiken we Group-Office van Intermesh B.V. Group-Office biedt zowel eigen installaties als gehoste dienstverlening aan. De locatie waar gegevens worden verwerkt, hangt af van de gekozen inrichting. Wil je meer weten over de verwerking van jouw gegevens? Neem dan contact met ons op.

In de verwerkersovereenkomst van Wix staan afspraken over de bescherming van deze gegevens. Voor doorgifte aan Wix in Israël baseert Wix zich op het besluit van de Europese Commissie dat Israël voldoende bescherming biedt. Voor verdere doorgifte naar landen zonder zo’n besluit voorziet Wix in goedgekeurde standaardcontracten of andere wettelijk toegestane waarborgen. Deze afspraken moeten de bescherming van persoonsgegevens ook buiten de EER waarborgen.

Wil je meer weten over deze afspraken of een kopie ontvangen van de toepasselijke waarborgen? Neem dan contact met ons op via michael@dereferralspecialist.nl.

6. Hoe gebruiken we cookies?

Onze website is gebouwd met Wix en gebruikt noodzakelijke cookies. Cookies zijn kleine bestanden die tijdens je bezoek in je browser worden opgeslagen.

Deze cookies helpen om de website veilig en betrouwbaar te laten werken. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt om misbruik te voorkomen, technische fouten op te sporen en pagina’s goed weer te geven.

We gebruiken geen marketingcookies of andere cookies waarvoor jouw toestemming nodig is. Daarom tonen we geen banner waarin je cookies hoeft te accepteren of te weigeren.

Sommige cookies verdwijnen zodra je je browser sluit. Andere blijven gedurende een bepaalde periode opgeslagen. Meer informatie over de noodzakelijke cookies van Wix, hun doelen en bewaartermijnen vind je in het cookieoverzicht van Wix.

Je kunt cookies via je browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Als je noodzakelijke cookies blokkeert, werken sommige onderdelen van de website mogelijk minder goed.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken. Soms moeten we gegevens langer bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Contactvragen
Contactgegevens en correspondentie over een vraag bewaren we maximaal zes maanden na afhandeling. Ontstaat hieruit een opdracht of doorlopende zakelijke relatie? Dan gelden de daarvoor beschreven bewaartermijnen.

Aanvragen van publicaties
Gegevens voor het toesturen van een publicatie bewaren we maximaal drie maanden na verzending. Een afzonderlijke nieuwsbriefaanmelding valt onder de termijn voor nieuwsbriefgegevens.

Offertes zonder opdracht
Offertes en bijbehorende contactgegevens bewaren we maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact over de offerte.

Quickscans zonder vervolgopdracht
Contactgegevens, antwoorden en de persoonlijke analyse bewaren we maximaal één jaar na afronding van de analyse en bespreking. Ontstaat een vervolgopdracht? Dan bewaren we alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn volgens de projectafspraken.

Klant- en projectgegevens
Tijdens een opdracht bewaren we de gegevens die nodig zijn om ons werk uit te voeren.

Uitgebreide projectbestanden met persoonsgegevens, zoals vragenlijsten, interviewnotities en gegevens van medewerkers, ambassadeurs, kandidaten of vrijwilligers, bewaren we maximaal twee jaar na afronding. We hanteren een kortere termijn als het doel of de projectafspraken daarom vragen.

Een beperkt zakelijk dossier met afspraken, noodzakelijke contactgegevens en relevante correspondentie bewaren we maximaal vijf jaar na afronding. Dit is bedoeld om afspraken en mogelijke claims te onderbouwen. Deze termijn geldt niet automatisch voor alle persoonsgegevens binnen het project.

Voor gegevens die we uitsluitend namens een opdrachtgever verwerken, volgen we de afgesproken instructies over bewaren, teruggeven en verwijderen.

Onderzoeksresultaten die daadwerkelijk anoniem zijn en niet meer naar personen kunnen worden herleid, kunnen we langer bewaren.

Financiële administratie
Facturen en andere gegevens die onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen, bewaren we in beginsel zeven jaar. Als een andere wettelijke termijn geldt, volgen we die. Deze bewaarplicht geldt niet automatisch voor volledige klant- en projectdossiers.

Nieuwsbrieven, toestemming en afmeldingen

Nieuwsbriefgegevens bewaren we totdat je je afmeldt of we de nieuwsbrief beëindigen.
Bewijs van je toestemming bewaren we maximaal vijf jaar na intrekking of het laatste gebruik van die toestemming. We beperken dit tot de gegevens die nodig zijn om de toestemming aan te tonen.
We bewaren een minimale afmeldregistratie zolang dat nodig is om te voorkomen dat je opnieuw aan de verzendlijst wordt toegevoegd. We gebruiken die uitsluitend om je afmelding te respecteren.

Technische gegevens en cookies
Technische gegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de werking en beveiliging van de website of voor onderzoek naar een concreet probleem.

Cookies blijven opgeslagen gedurende hun ingestelde looptijd. Sommige verdwijnen zodra je je browser sluit. De looptijd van een cookie is niet automatisch gelijk aan de bewaartermijn van gegevens op servers.

Uitzonderingen en verwijdering
Een nieuw contactmoment verlengt een bewaartermijn niet automatisch.

Bij een wettelijke verplichting, lopend geschil of concrete juridische claim kunnen we noodzakelijke gegevens langer bewaren. We beperken dit tot gegevens die daarvoor relevant zijn.

Na afloop verwijderen we de gegevens of maken we ze zodanig anoniem dat ze niet meer naar jou te herleiden zijn. Bij verwijdering houden we ook rekening met kopieën en back-ups, zodat verwijderde gegevens niet opnieuw voor regulier gebruik beschikbaar komen.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden.

We beperken de toegang tot mensen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Welke beveiliging nodig is, hangt onder meer af van het soort gegevens en de risico’s van het gebruik.

9. Welke privacyrechten heb je?
Afhankelijk van de situatie heb je het recht om:

Je persoonsgegevens in te zien en een kopie te ontvangen.
Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Je persoonsgegevens te laten verwijderen.
Het gebruik van je persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken.
Bezwaar te maken tegen gebruik op basis van een gerechtvaardigd belang.
Gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een bruikbaar digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Je toestemming op ieder moment in te trekken.

Bij direct marketing kun je altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor dat doel. We stoppen dan met dat gebruik.

Deze rechten gelden niet in iedere situatie zonder beperking. Soms moeten we gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting. Als we een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom.

Stuur je verzoek naar michael@dereferralspecialist.nl. We reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken doet, kunnen we maximaal twee maanden extra nodig hebben. We laten je dat dan binnen de eerste maand weten, met de reden.

Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. We vragen daarvoor niet meer gegevens dan nodig is.

10. Kun je een klacht indienen?

Ben je niet tevreden over hoe we met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op, zodat we je klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt ook het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft daarvoor niet eerst contact met ons op te nemen.

Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Je bepaalt zelf of je persoonsgegevens met ons deelt.

Sommige gegevens zijn wel nodig om je vraag te beantwoorden, een publicatie toe te sturen of een opdracht uit te voeren. Bij formulieren geven we aan welke velden verplicht zijn. Zonder de benodigde gegevens kunnen we je verzoek mogelijk niet behandelen.

Toestemming voor een nieuwsbrief of marketingcookies is niet verplicht om contact met ons op te nemen.

12. Geautomatiseerde beslissingen

We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over jou die juridische gevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk raken.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Als een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor het gebruik van jouw persoonsgegevens, informeren we je daarover op een passende manier. Waar nodig vragen we opnieuw toestemming.